Cómo hacer un buen control de flujo de caja en tu empresa

Tener buenas ventas no siempre significa tener dinero disponible. Muchas empresas venden bastante, pero aun así tienen dificultades para pagar a proveedores, salarios, impuestos y otros compromisos.

Por eso, uno de los controles financieros más importantes de cualquier negocio es el flujo de caja.

El flujo de caja permite saber cuánto dinero entra, cuánto dinero sale y, principalmente, cuánto dinero tendrá disponible la empresa en los próximos días, semanas y meses.

En este artículo te explicamos cómo hacer un control de flujo de caja de forma sencilla y eficiente.

¿Qué es el flujo de caja?

El flujo de caja es el registro y seguimiento de todas las entradas y salidas de dinero de una empresa.

Las entradas pueden ser, por ejemplo:

• Ventas al contado;

• Cobros de ventas a crédito;

• Transferencias recibidas;

• Cobros de clientes;

• Otros ingresos.

Las salidas incluyen:

• Pago a proveedores;

• Salarios;

• Alquiler;

• Servicios de energía, internet y telefonía;

• Impuestos;

• Cuotas de préstamos;

• Compras de mercaderías;

• Gastos administrativos;

• Otros gastos del negocio.

La cuenta básica es sencilla:

Saldo inicial + Entradas - Salidas = Saldo final

Sin embargo, un buen flujo de caja no debe mostrar solamente lo que ya ocurrió. También debe ayudar al empresario a prever lo que ocurrirá en el futuro.

1. Registra todas las entradas de dinero

El primer paso es registrar correctamente todo el dinero que ingresa a la empresa.

Un error común es controlar solamente las ventas realizadas. Pero venta y entrada de dinero no son necesariamente lo mismo.

Por ejemplo:

Tu empresa realiza hoy una venta de G. 5.000.000, pero el cliente pagará dentro de 30 días.

La venta ocurrió hoy, pero el dinero solamente estará disponible dentro de 30 días.

Para el flujo de caja, es fundamental considerar la fecha prevista del cobro.

Por eso, además de registrar las ventas, tu empresa debe tener un buen control de cuentas por cobrar.

2. Registra todas las salidas de dinero

También es necesario registrar todos los gastos y compromisos financieros.

No registres solamente los gastos grandes.

Pequeños gastos diarios pueden representar un valor importante al final del mes.

Por ejemplo:

• Combustible;

• Delivery y transporte;

• Material de oficina;

• Comisiones;

• Mantenimiento;

• Tarifas bancarias;

• Compras pequeñas;

• Gastos administrativos.

Cuando todos estos valores están registrados correctamente, el empresario puede saber realmente cuánto cuesta mantener su empresa funcionando.

3. Separa las finanzas personales de las finanzas de la empresa

Este es uno de los puntos más importantes para una buena gestión financiera.

El dinero de la empresa no debe mezclarse con el dinero personal de los socios.

Cuando el propietario paga gastos personales directamente con el dinero de la empresa sin ningún control, resulta mucho más difícil saber si el negocio realmente está generando ganancias.

Lo recomendable es definir claramente el retiro o remuneración de los socios y registrar correctamente cualquier movimiento entre los socios y la empresa.

De esta forma, el flujo de caja representa la verdadera situación financiera del negocio.

4. Controla las cuentas por cobrar

Vender es importante. Pero cobrar es fundamental.

Imaginemos que una empresa tiene:

G. 100.000.000 en ventas durante el mes.

Sin embargo, solamente recibió:

G. 60.000.000.

Los otros G. 40.000.000 todavía están pendientes de cobro.

Si durante ese mismo periodo la empresa tiene G. 70.000.000 en compromisos para pagar, puede tener problemas de caja aunque haya vendido G. 100.000.000.

Por eso es importante acompañar:

• Clientes con pagos pendientes;

• Valores por cobrar;

• Fechas de vencimiento;

• Cuentas vencidas;

• Historial de pagos;

• Previsión de cobros.

Un buen sistema de gestión ayuda a organizar estas informaciones y facilita el trabajo del responsable financiero.

5. Controla las cuentas por pagar

De la misma forma, debes conocer todos los compromisos futuros de la empresa.

No esperes que llegue el día del vencimiento para descubrir cuánto debes pagar.

Mantén registrados anticipadamente:

• Proveedores;

• Salarios;

• Alquileres;

• Impuestos;

• Servicios;

• Préstamos;

• Tarjetas;

• Compras financiadas;

• Otros compromisos.

Así podrás visualizar cuánto dinero necesitarás durante los próximos días.

6. Trabaja con flujo de caja proyectado

Este es uno de los controles más importantes.

El flujo de caja proyectado muestra cómo estará el saldo de la empresa en el futuro considerando las cuentas que tiene previsto cobrar y pagar.

Por ejemplo:

Saldo actual: G. 20.000.000

Cobros previstos para los próximos 30 días: G. 80.000.000

Pagos previstos para los próximos 30 días: G. 90.000.000

El saldo proyectado será:

G. 20.000.000 + G. 80.000.000 - G. 90.000.000 = G. 10.000.000

Esta información permite tomar decisiones antes de que aparezca un problema.

Si la proyección muestra que dentro de 20 días el saldo será negativo, el empresario todavía tiene tiempo para actuar.

Puede acelerar cobranzas, negociar plazos con proveedores, reducir gastos o postergar determinadas inversiones.

7. Analiza tu flujo de caja todos los días

El control financiero no debería realizarse solamente al final del mes.

Lo recomendable es revisar diariamente:

¿Cuánto tengo disponible hoy?

¿Cuánto tengo que cobrar?

¿Cuánto tengo que pagar?

¿Cuánto tendré disponible dentro de 7, 15 y 30 días?

Con estas cuatro preguntas, el empresario obtiene una visión mucho más clara de la situación financiera de su negocio.

8. Mantén una reserva financiera

Siempre que sea posible, la empresa debe construir una reserva de caja.

Los negocios enfrentan imprevistos:

• Caída temporal en las ventas;

• Clientes que atrasan pagos;

• Reparaciones;

• Gastos inesperados;

• Aumento del costo de mercaderías;

• Variaciones económicas.

Una empresa que trabaja permanentemente con el saldo muy ajustado tiene mayor riesgo financiero.

La reserva permite enfrentar períodos difíciles sin comprometer inmediatamente la operación.

9. Utiliza un sistema de gestión

Cuando una empresa es muy pequeña, una planilla puede ser suficiente para comenzar.

Pero a medida que el negocio crece, controlar ventas, compras, cuentas por cobrar, cuentas por pagar y bancos manualmente se vuelve cada vez más difícil.

Un sistema ERP puede centralizar estas informaciones y permitir que el empresario tenga una visión más completa de su empresa.

Por ejemplo, un buen sistema de gestión puede mostrar:

• Saldo disponible;

• Cuentas por cobrar;

• Cuentas por pagar;

• Clientes atrasados;

• Ventas realizadas;

• Gastos por categoría;

• Movimientos bancarios;

• Flujo de caja realizado;

• Flujo de caja proyectado.

De esta manera, las decisiones dejan de depender solamente de la percepción del empresario y pasan a estar respaldadas por información real.

Flujo de caja no es solamente mirar cuánto dinero hay en el banco

Este es un concepto muy importante.

Supongamos que hoy tienes G. 50.000.000 disponibles en tu cuenta bancaria.

A primera vista parece una buena situación.

Pero si durante los próximos cinco días tienes G. 65.000.000 en pagos y solamente G. 10.000.000 previstos en cobros, existe un problema que todavía no aparece mirando solamente el saldo bancario.

Por eso, el empresario debe mirar hacia adelante.

Un buen flujo de caja responde no solamente:

“¿Cuánto dinero tengo hoy?”

También responde:

“¿Cuánto dinero tendré en los próximos días?”

Conclusión

Controlar el flujo de caja es una de las bases para construir una empresa financieramente saludable.

No importa si tu negocio factura G. 10 millones, G. 100 millones o varios miles de millones al mes. Sin control financiero, el crecimiento puede incluso aumentar los problemas de caja.

Registra correctamente las entradas y salidas, controla las cuentas por cobrar y pagar, separa las finanzas personales de las empresariales y, principalmente, trabaja con proyecciones.

Una empresa bien administrada no espera que falte dinero para tomar una decisión. Se anticipa al problema.

La tecnología puede ser una gran aliada en este proceso. Con un sistema ERP, es posible integrar ventas, compras, cuentas por cobrar, cuentas por pagar y flujo de caja, dando al empresario información más rápida y segura para tomar decisiones.

Solução ERP — Más control, información y gestión para tu empresa.